様々なプラットフォームを使った会議。
最初は「自宅の一部が見える！」などとちょっと物珍しい感じがしましたが、だんだん慣れてくると音声が聞き取りづらい、長い時間聞いているだけだと疲れる、など集中力が下がるなどの状況になっているのではないでしょうか？
メンバーが意欲高く会議に参加し続ける環境を作るのも、マネージャーの役割です。
［プラットフォームの機能を使いこなす会議の進行を計画しておく］
マネージャーの皆さんはプラットフォームの機能を使いこなしていますか？
画面に全員の顔が出るので、順番に発言する。
「私もほぼ同じ意見なんですが・・・」と進行するのも時間がかかってしまい、メリハリがなくなり、参加しているメンバーの意欲もそがれてしまいます。
プラットフォームの機能をうまく使って、テンポある会議進行を行いましょう。
オンラインでの研修が浸透しているアメリカで、講師が必ずやることの一つが「4分に一回は参加者が何かする場面を作る」です。
ただ話を聞いているだけ時間が続くと、参加者の意欲が下がり、最悪の場合別のことをやり始めてしまいかねません。
これは会議でも応用できるセオリーですね。
ではどうするか？
どのプラットフォームにもチャット機能があります。
例えば全員に発言してもらう場合に、一人ひとり順番に発言する代わりに一斉にチャット機能で書き込んでもらい、その内容を全員で精査する。
ネットワーク環境のせいで音声が聞き取り難くても、文字で書かれていれば全員がクリアに読むこともでき、また短時間で全員が議論に参加できます。
ホワイトボードという機能を使って、一斉に書き込みをする、アイディア出しをするというのも良いでしょう。
これもそのまま全員に配布できるので、会議の記録として残すこともできますから、別途で議事録やアクションプランを作成する必要がなくなります。
その他にも様々な便利な機能があります。
が、思いつきで使えるものばかりではありません。
ですから、会議の進行を事前に計画しておく事が必要です。
これはリアルに対面する会議よりも大切な事。
これからのマネージャーに必要なアクションですね。
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